Portaria IAG-D 040 - utilização dos espaços físicos comuns do IAG

PORTARIA IAG-D 040, DE 16 DE OUTUBRO DE 2025
Dispõe sobre a utilização dos Espaços Físicos do IAG/USP. 
O Diretor do Instituto de Astronomia, Geofísica e Ciências Atmosféricas da Universidade de São Paulo, no uso de suas atribuições legais, ouvido o Conselho Técnico-Administrativo (CTA), visando o bom desenvolvimento das atividades‑fim e a necessidade de disciplinar a utilização de sua infraestrutura, baixa a seguinte
PORTARIA:
Artigo 1º – Os espaços físicos do IAG são utilizados prioritariamente para atividades de natureza acadêmica ou administrativa de interesse da USP, promovidas por pessoas que pertençam a seu quadro docente, técnico-administrativo ou discente, ou estejam a ela regularmente vinculadas.
§1º - É vedada a utilização das dependências do IAG para eventos com caráter exclusivamente  comercial, político e/ou religioso.
§2º - Em caráter excepcional, os espaços físicos do IAG poderão ser utilizados para atividades externas, mediante aprovação do CTA e formalização de Termo de Permissão/Autorização de Uso. O uso para atividades deste Instituto terá absoluta prioridade sobre reservas para quaisquer outros tipos de atividades, que poderão ser justificadamente canceladas em qualquer tempo, a critério da Diretoria do IAG.
Artigo 2º – Todas as dependências, inclusive as salas de professores, deverão ser utilizadas unicamente para a finalidade autorizada e seguirão os padrões estabelecidos pela direção do Instituto, inclusive quanto às redes elétrica e de lógica, ar condicionado, cor e posicionamento de paredes, portas e janelas.
Artigo 3º - A distribuição de espaço atribuído a um Departamento é de responsabilidade de sua chefia que, no caso das salas destinadas ao corpo docente, considerará as atividades de cada professor, desenvolvidas na docência, na pesquisa e na extensão, seu regime de trabalho, produção científica, atividade administrativa e outros fatores considerados adequados.
Parágrafo único - Os espaços poderão ser redistribuídos ou readequados para atender novas necessidades.
Artigo 4º - Qualquer processo de adequação, alteração ou melhoria das instalações físicas em qualquer dependência do IAG deverão ser autorizados pelo CTA, mediante apresentação de projeto pelo interessado.
Artigo 5º - As reservas para utilização de salas e auditórios devem seguir os procedimentos definidos no Anexo 1 da presente Portaria. As solicitações que não atenderem aos requisitos indicados serão negadas de plano.
Artigo 6º - As situações não previstas serão objeto de análise e deliberação pela Diretoria do IAG, ouvida a Comissão Assessora de Espaço Físico (CAEF), quando necessário.
Artigo 7º - Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Edmilson Dias de Freitas
Diretor
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ANEXO 1 - RESERVAS DE SALAS E AUDITÓRIOS
Os espaços do IAG contemplados por este anexo abrangem: salas de aula, Auditório Prof. Dr. Paulo Benevides Soares - bloco G, Auditório Kenkichi Fujimori - P-217 e Auditório 2 - P-218, Sala da Congregação, Sala de Defesas, Salas de reuniões dos Departamentos e Estúdio, localizados no CUASO, no Observatório Abrahão de Morais e na Estação Meteorológica, localizada no Parque Cientec da USP.
1. CONDIÇÕES PARA SOLICITAÇÃO DE RESERVA
1.1. A solicitação de reserva deve ser feita, preferencialmente, com pelo menos 24 horas de antecedência, considerando a disponibilidade de salas, a sua capacidade comparada ao número previsto de participantes, os recursos de infraestrutura e audiovisual, necessários para a realização da atividade. Em caso de conflito de data de eventos com a mesma prioridade, reserva-se à Diretoria do IAG a prerrogativa de realocar as reservas para melhor atendimento dos eventos.
1.2. Devem ser observadas as seguintes condições para solicitação de reserva:
a) A utilização das salas de aula e dos ambientes didáticos é prioritária para as atividades regulares dos cursos de graduação e dos programas de pós-graduação, sendo as reservas fixas destinadas ao atendimento dessas finalidades.
b) As disciplinas regulares de graduação e de pós-graduação serão alocadas antes do início das aulas a cada semestre. Não poderão ser efetuadas reservas de salas de aula para outras atividades até que os Serviços de Graduação e de Pós-Graduação finalizem a alocação das disciplinas.
c) As reservas de salas e ambientes em caráter eventual devem ser solicitadas ao setor responsável, conforme relacionado abaixo, informando: nome do responsável, nome da atividade, número previsto de participantes, data(s), horários de início e término, equipamento(s) ou recurso(s) necessário(s). O(A) interessado(a) poderá indicar o espaço preferencial, mas a alocação será realizada conforme o tipo de atividade e disponibilidade de espaços

d) As reservas serão providenciadas pelo setor responsável conforme a disponibilidade de salas utilizando o respectivo sistema de Agendamento de Salas do IAG e informadas ao(à) interessado(a). 
e) A reserva dos Auditórios (Prof. Dr. Paulo Benevides Soares - bloco G, Kenkichi Fujimori - P-217 e Auditório 2 - P-218) é feita por ordem de solicitação, observando a sequência de prioridades listada abaixo.

⮚ Prioridade 1: Eventos científicos de abrangência internacional e nacional, organizados pelo IAG ou em colaboração com o Instituto, cerimônias de colação de grau, recepção aos novos alunos, cerimônias de posse de diretor e vice-diretor e outras cerimônias solenes da Diretoria do IAG.
⮚ Prioridade 2: Eventos científicos de abrangência regional e local, organizados pelo IAG ou em colaboração com o Instituto.
⮚ Prioridade 3: Eventos promovidos pelas Comissões Estatutárias do IAG.
⮚ Prioridade 4: Cursos de cultura e extensão universitárias e disciplinas condensadas de Pós-Graduação promovidos pelo IAG.
⮚ Prioridade 5: Ciclos de palestras e seminários organizados pelos Departamentos do IAG.
⮚ Prioridade 6: Defesas de teses e dissertações, exames de qualificação, atividades didáticas que necessitem de recursos ou capacidade superiores aos oferecidos nas salas de aula.
⮚ Prioridade 7: Reuniões, treinamentos, atividades administrativas e outras atividades não contempladas nas prioridades anteriores.
f) Após a concessão da reserva das Prioridades 1, 2 e 3, estas somente poderão ser revogadas por determinação da Diretoria do IAG.
g) Reservas correspondentes às prioridades 4, 5, 6 e 7 poderão ser alteradas quando houver necessidades correspondentes a prioridades precedentes. Essa alteração poderá ser feita exclusivamente pela Diretoria, Divisão Acadêmica ou Serviço de Comunicação e Apoio Institucional do IAG, e comunicada aos responsáveis pela reserva original.
h) Reservas correspondentes às prioridades 1, 2 e 3 poderão ser solicitadas com até 12 meses de antecedência. Reservas correspondentes às prioridades 4, 5, 6 e 7 poderão ser solicitadas semestralmente, sendo de responsabilidade do(a) organizador(a) fazer a solicitação ao setor responsável pela reserva.
i) É vedado o uso dos auditórios para ministrar aulas regulares da graduação e pós-graduação, salvo em caráter excepcional e a critério da Diretoria do IAG, nos casos em que haja necessidade de recursos inexistentes nas salas de aula e expressamente justificado pelo docente solicitante.
j) A solicitação de reserva de sala não pressupõe o apoio técnico, inclusive de audiovisual, que deve ser solicitado em sistema específico do IAG, tão logo seja reservada a sala e com antecedência mínima de 2 dias úteis. O apoio fora do horário de expediente está condicionado à disponibilidade dos servidores, à autorização de sua chefia imediata e à convocação prévia pela Diretoria do IAG.
2. DO USO PELO CORPO DISCENTE
2.1. Para o uso em atividades não listadas no item 1.2.c), membros do corpo discente do IAG (graduação e pós-graduação) devem solicitar a reserva de espaços por e-mail para a Diretoria do IAG, conforme modelo do Anexo 2, informando obrigatoriamente: nome da atividade, nome e identificação do(s) responsável(is), número previsto de participantes, data(s), horários de início e término, justificativa para a realização da atividade, e equipamento(s) ou recurso(s) necessário(s). A reserva será efetuada pela Diretoria após aprovação, consultadas as Divisões Acadêmica e Administrativa, e conforme a disponibilidade de espaços.
a) O(A) interessado(a) poderá indicar o espaço preferencial, mas a alocação será realizada conforme o tipo de atividade e disponibilidade de espaços.
b) O apoio técnico de audiovisual será analisado pela Seção de Apoio Acadêmico, que informará os(as) responsáveis sobre a possibilidade de atendimento e, em caso positivo, registrará a solicitação no sistema de reservas do IAG.
3. DO USO PARA EVENTOS EXTERNOS
3.1. As salas de aula e auditórios do IAG poderão ser utilizadas para atividades de outras unidades e órgãos da USP, assim como associações externas à USP com afinidade às atividades-fim do IAG. A cessão deverá ser aprovada pela Diretoria do IAG, consultadas as Divisões Acadêmica e Administrativa, e conforme a disponibilidade de espaços e fluxo de pessoas previsto para a data de realização.
a) A solicitação deve ser dirigida à Diretoria do IAG, preferencialmente no papel timbrado da instituição, conforme modelo, informando: nome da atividade, nome e identificação do(s) responsável(is), e-mail e telefone de contato do(s) responsável(is), número previsto de participantes, data(s), horários de início e término, justificativa para a realização da atividade, e equipamento(s) ou recurso(s) necessário(s). A solicitação deve ser assinada e submetida com antecedência mínima de 10 dias úteis e máxima de 12 meses corridos.
b) A critério da Diretoria, poderá ser cobrada taxa de conservação para uso do Auditório Prof. Dr. Paulo Benevides Soares, em valor estabelecido pelo CTA do Instituto.
c) A reserva do espaço por solicitantes externos ao IAG, seja com pagamento ou com isenção da taxa de conservação, não inclui serviços da unidade, como suporte técnico de audiovisual, e manutenção dos espaços como limpeza, copeiragem e segurança.
d) O mobiliário e os equipamentos audiovisuais disponíveis no espaço poderão ser utilizados. O(a) solicitante ficará responsável pelo apoio técnico de audiovisual, devendo indicar um servidor da USP ou de empresa especializada, que receberá treinamento prévio de funcionários do IAG para o manuseio. Este treinamento deverá ser agendado conforme a disponibilidade indicada pela Seção de Apoio Acadêmico. Visitas técnicas prévias ao evento deverão ser agendadas com o Serviço de Comunicação e Apoio Institucional. Não serão realizados atendimentos fora dos períodos agendados.
e) Quaisquer necessidades como apoio administrativo, limpeza, reposição de suprimentos, alteração no arranjo no espaço físico ou movimentação de mobiliário serão de responsabilidade do(a) solicitante, que deverá restituir o espaço da mesma forma em que o encontrou. O(a) solicitante será responsabilizado por quaisquer danos que sejam constatados nas instalações físicas ou em equipamentos, devendo realizar de imediato o reparo e/ou a reposição dos bens. O(a) solicitante também responderá por eventuais danos ou acidentes sofridos pelos organizadores ou público, bem como pelas obrigações, de qualquer natureza, assumidas perante os respectivos funcionários, prepostos ou prestadores de serviço.
f) A retirada da chave junto à vigilância deve ser feita exclusivamente pelo solicitante. O(a) solicitante ficará responsável pelo desligamento de luzes, ar condicionado e equipamentos, pelo fechamento da sala e devolução da chave à vigilância após a utilização, assegurando-se de deixar o ambiente nas mesmas condições em que o recebeu.
g) É de responsabilidade do(a) solicitante manter pessoal disponível para a recepção dos palestrantes e convidados pelo menos 15 minutos antes do início da atividade e também para acompanhar a entrega de materiais, e a entrada e saída de fornecedores. Estas ocorrências deverão ser comunicadas com dois dias úteis de antecedência.
h)  Para eventos com previsão de público externo (sem vínculo ativo com a USP), com mais de 10 participantes, deverá haver identificação com crachás. A lista de participantes do evento, bem como de colaboradores, contendo nome, CPF e e-mail, deverá ser disponibilizada com pelo menos dois dias úteis de antecedência ao evento para liberação do acesso na portaria.
i) Durante o período de utilização, deverão ser respeitadas as normas internas da USP, bem como a legislação vigente, sob pena de responsabilidade civil e criminal.
j) O cancelamento do evento deverá ser imediatamente comunicado ao responsável do IAG que providenciará o cancelamento da reserva no sistema. Caso não haja o cancelamento em até 48 horas antes do período reservado, o valor da taxa de conservação não poderá ser restituído.
k) Se houver, o valor da taxa deverá ser recolhido conforme instrução da Tesouraria do IAG em até 48 horas após a aprovação do pedido. A falta de repasse do valor da taxa, excluirá automaticamente a reserva.
 
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ANEXO 2 - MODELOS 
SOLICITAÇÃO DE USO DE ESPAÇO FÍSICO
MEMBRO(S) DO CORPO DISCENTE IAG
Sr(a). Diretor(a),
Solicito(amos) a reserva de espaço para realização de atividade no IAG, conforme dados abaixo.
Nome da atividade: ____________________________________________________________
Tipo de atividade:
(  ) acadêmico-científica (  ) social/recreação (observar a Resolução USP nº 7088/2015)
(  ) empresarial/profissional (  ) administrativa  (  ) outros _____
Data de realização: ___/___/20___ a ___/___/20___
Horário de realização: ___:___ a ___:___
Número previsto de participantes: ______
Sala(s) ou espaço desejado: _____________________________________
Recursos e equipamentos necessários:
(  ) Computador (  ) Projeção/datashow
(  ) Sistema de som (  ) Câmera e equipamentos para transmissão ou videoconferência
(  ) Espaço para coffee break (  ) Espaço para exposição
Descrição e justificativa para a realização do evento no IAG:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________
Membros da equipe organizadora

 
SOLICITAÇÃO DE USO DE ESPAÇO FÍSICO
ORGANIZADORES EXTERNOS AO IAG
Sr(a). Diretor(a),
Solicito(amos) a reserva de espaço para realização de atividade no IAG, conforme dados abaixo.
Nome do responsável: _________________________________________________________
E-mail para contato: ___________________________________________________________
Telefone para contato: _________________________________________________________
Nome da unidade ou organização que representa: ___________________________________
Nome da atividade: ____________________________________________________________
Tipo de atividade:
(  ) acadêmico-científica  (  ) social/recreação (observar a Resolução USP nº 7088/2015)
(  ) empresarial/comercial  (  ) administrativa (  ) outros: _______
Há inscrição prévia dos participantes? (  ) sim (  ) não
Há cobrança de taxa para os participantes? (  ) sim (  ) não
Data de realização: ___/___/20___ a ___/___/20___
Horário de realização: ___:___ a ___:___
Número previsto de participantes: ______
Sala(s) ou espaço desejado: _____________________________________
Recursos e equipamentos necessários:
(  ) Computador (  ) Projeção/datashow
(  ) Sistema de som (  ) Câmera e equipamentos para transmissão ou videoconferência
(  ) Espaço para coffee break (  ) Espaço para exposição
Descrição e justificativa para a realização do evento no IAG: _________________________

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